服務組織與溝通協調,看見成敗的關鍵
端看組織溝通協調，就可以多少看出成敗的關鍵。
看到天色層次變化，在生活中也充滿變化，很多習慣、行為也會跟著環境、心性修養、學習、見識、思想而有所改變。
在社區當上「事務委員」後，感覺要做點事，每月一次開會還會領到一點大樓開會的費用，就想要提出改善大樓的設施和建議，只是在協調上，感覺會不會影響總幹事的辦事能力？還有其他委員的看法，要怎麼說，會比較容易讓他們了解我的用意？
這是小李在服務溝通課程中，提到他自身的在社區擔任事務委員，遇到的問題。
個人剛好有過往住戶委員的經驗，及職場組織管理過程，就委員經驗和組織管理經驗ㄧㄧ分享。
小李在社區擔任委員，就像在職場上一樣，屬於擔任幹部要職，也是服務社區住戶的代表之一。
能在大樓委員資格，皆由住戶投票支持通過，相對，能在職場組織升遷或是擔任幹部，也是經過主管審核通過。
擔任社區組織的委員，所負責的方向，也是要讓各委員知道「當責」的重要性。
個人在過去委員經驗中，牽涉大樓設備維修是否要找新廠商或是大樓內有住戶有做設備，其實是可以服務，不過，通常住戶都會推辭，避免不必要的爭議或麻煩，最主要也是擔心被住戶誤會，增添自己的麻煩。
也因此，在處理維護大樓的過程中，很多情況都會依照過往的經驗，一直延續，沒有太大改變。除非新的案件，委員、主委及總幹事才會尋求外面新廠商協助。
這也像是職場組織環節中，大家能夠不少一事是一事，不涉入者，可明則保身，只要按照舊有或是去年的經驗，反正主管也很忙，最好不要做太多改變或是決定。
在社區管委會，處理過程中，也會有些住戶反應，會感覺管委員沒有太多作為。
就像是職場組織認為，領導階層沒有太大改變，也不會有太大作為，只是按部就班，有做就好。因此，員工在環境維護或是遵循工作規則上，也不會多加思考，不會多些創新改變或是提出更好的方法，心想反正領導階層的人，也不想改變太多，多說無益，久了，整個組織就呈現癱瘓狀態，會有多大進步或改變嗎？應該不太會。
那這樣的組織，身為員工，不就最好不要反應，以免造成組織困擾？
如果，當公司職場領導階層的人，對公司營運狀況，用將就或是得過且過的心態，底下的團隊，通常也會跟著有樣學樣，當組織面臨敗壞的現象時，通常已經為之已晚，想要改變或是突破，就必須組織再造或是革新，這成敗也落在領導階層的人。
個人就過去服務溝通課程中，有副總、主管跟我說：老師，現在年輕人很難溝通，有沒有什麼方法，讓他們知道要把事做好，管好自己工作。
聽完主管對課程需求之後，在課程進行中，就組織溝通協調上，就會提到對上對下的關係應對，課程進行到最後，有時候是主管和員工對工作的認知問題，而不是主管完全否認年輕人的能力，也不是年輕人完全不配合作業，有時也要想想自己，是否也要突破改變，因應時代的趨勢和管理作法的調整。
對小李在社區擔任事務委員工作，讓他困擾如何溝通時，個人給予建議一些方法參考，首先，也要了解自己當責的範圍，如果是擔當讓大樓環境、設施運作正常的要務，先思考如何給予大樓主委、委員、總幹事問題說明，要清楚並帶有尊重的心，去做適切的建議。
過程中，協助提醒總幹事，自己看到的問題及如何解決，先做討論，參考過往經驗，在研討新的解決方式。
事務委員主要檢視符合大樓設施正常化，如遇到問題，在每月管委會提出前，先請總幹事協助了解，會議上經過主委、委員同意拍案，交由總幹事處理或改善。
只要有人的地方，都會有問題，每個人的認知與行為模式，也各自不同，如何在同一個環境相處，彼此的溝通協調，是否合宜，也會受到影響，就像職場組織，在溝通協調過程中，主管與部屬之間的關係，通常不能含糊帶過，也不能一針見血指正，在協調溝通中，彼此保持一點彈性、柔軟心的習慣，經常換位思考，增加組織動力，才能彼此活得更好。
一個人經過千山萬水，如何活得精彩，通常懂得溝通協調的人，會找到活出自我及攜手合作的方法，共同踩出，一條具有價值的出路。
文/廖桂香
留言
張貼留言